Voor veel werkgevers voelt informatie verstrekken bij de start van een dienstverband als een administratieve verplichting. Toch kan deze informatieplicht in de praktijk van groot belang zijn.
Met de invoering van de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in 2022 is die rol alleen maar groter geworden. Wat moet je als werkgever concreet doen, en wat zijn de risico’s als je dat niet (tijdig) doet?
Wat houdt de informatieplicht in?
Werkgevers zijn verplicht om werknemers schriftelijk of digitaal te informeren over de belangrijkste onderdelen van de arbeidsovereenkomst. Denk hierbij aan het loon, de functie, werktijden, opzegtermijnen en verlof. De wet noemt een uitgebreide lijst van onderwerpen, maar die is niet volledig. In sommige gevallen kan van jou worden verwacht dat je ook andere relevante arbeidsvoorwaarden toelicht, bijvoorbeeld een bonusregeling of belangrijke bepalingen uit de cao. De werknemer moet dus weten waar hij aan toe is.
Binnen welke termijn moet je de informatie verstrekken?
Sinds de invoering van de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden gelden strengere termijnen. Een deel van de informatie moet al binnen één week na de eerste werkdag worden verstrekt. Om welke gegevens dit gaat, vind je hier. De overige gegevens moeten uiterlijk binnen één maand volgen. Daarnaast geldt: wijzigt er iets in de arbeidsvoorwaarden? Dan moet je dat uiterlijk op de ingangsdatum van de wijziging communiceren.
Hoe verstrek je de informatie?
De informatie mag digitaal worden verstrekt, maar alleen als de werknemer daarmee instemt. Zorg er bovendien voor dat documenten goed toegankelijk zijn. Werk je met digitale ondertekening? Gebruik dan een gekwalificeerde elektronische handtekening. Verwijzen naar wet- of cao-bepalingen mag voor bepaalde onderwerpen, zoals verlof en opzegtermijnen.
Wat als je niet (goed) informeert?
Hoewel de wet geen directe boete oplegt, kan het niet naleven van de informatieplicht grote gevolgen hebben. Zo kun je als werkgever aansprakelijk zijn voor de schade die de werknemer heeft geleden doordat hij onjuist of onvolledig is geïnformeerd. Ook kan het bewijsproblemen opleveren bij geschillen.
Wat zien we in recente rechtspraak?
Uit recente rechtspraak volgt dat een schending van de informatieplicht invloed kan hebben op wie wat moet bewijzen. Ontbreekt bijvoorbeeld een schriftelijke afspraak van een bonusregeling, dan kan de bewijslast over de inhoud van die bonusregeling bij de werkgever komen te liggen. Is een voor de werknemer nadelige voorwaarde niet duidelijk gecommuniceerd? Dan wordt sneller aangenomen dat deze niet geldt. Aan de andere kant is er ook rechtspraak waaruit blijkt dat de werknemer zelf ook een verantwoordelijkheid heeft om zich actief te informeren.
Conclusie en praktische tips
Uit rechtspraak blijkt steeds vaker dat een werkgever die niet of te laat informeert, bij een geschil over een arbeidsvoorwaarden aan het kortste eind trekt. Als je als werkgever risico’s wil beperken, dan is het verstandig om in ieder geval de volgende punten structureel op orde te hebben:
- Leg alles schriftelijk vast: neem zoveel mogelijk essentiële voorwaarden op in de arbeidsovereenkomst zelf.
- Zorg dat alle onderwerpen uit artikel 7:655 BW (zie bovenstaande link) standaard zijn opgenomen.
- Wees duidelijk bij variabele beloning: bonus- en provisieregelingen leiden vaak tot discussie.
- Communiceer wijzigingen actief en tijdig.
- Bewaar bewijs: zorg dat je kan aantonen dat en wanneer informatie is verstrekt.
Twijfel je of jouw arbeidsovereenkomsten en communicatie voldoen aan de regels? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag verder.
